Семинар

 



Стандарты и НТД , ТПА 3 (78) 2015, стр. 42-43

Инструменты для работы с зарубежными стандартами в цифровую эпоху

Станислав Ким, генеральный директор ООО «Нормдокс»,
Людмила Подкорытова, исполнительный директор ООО «Нормдокс»

Исторически большинство компаний хранит фонд нормативной документации в печатном виде. Стеллажи технической библиотеки заставлены папками с зарубежнымии международными стандартами, ГОСТами, регламентами, стандартами предприятия и прочими внешними и внутренними нормативными документами. По мере надобности сотрудники обращаются за интересующим документом и берут его для работы либо делают с него копию. А сотрудники ответственных отделов периодическивручную проверяют актуальность фонда.

За последние 15 лет наш мир изменился критическим образом: повальная компьютеризация, распространение интернета и других сетевых технологий перевели информацию в другой формат. Эти изменения коснулись в том числе стандартов и других нормативно-технических документов. Различные требования к стандартам предъявляют как их разработчики, так и пользователи. Эти требования касаются «правильности» стандарта (аутентичности, актуальности, легитимности), удобства использования (быстрого получения при необходимости чтения на разных устройствах, интерактивной структуры документа, ссылочности), поддержки жизненного цикла, доступности и законных вариантов распоряжения.

Подробнее рассмотрим наиболее важные аспекты этих требований:

1. Аутентичность или подлинность стандарта может подтвердить в первую очередь держатель прав документа, чаще всего это непосредственно разработчик стандарта или организация, которой разработчиком поручено хранение и распоряжение документами, например официальное издательство стандартов.

2. Легитимность, юридическая значимость документа определяется статусом поставщика стандартов — готов ли он подтвердить каждую букву документа при решении судебных споров.

3. Актуальность определяется статусом документа.Только вступившие в силу действующие документы корректно использовать в своей деятельности. Работать с проектами и отмененными стандартами без риска можно только в том случае, если это согласовано с вашей компанией-заказчиком.

4. Быстрое получение при необходимости, бесплатность, возможность ознакомиться с текстом — эти критерии наиболее часто становятся решающими в получении стандартов. Учитывая, что практически все зарубежные стандарты стоят денег, скачивание с торрентов и форумов, обмен документами стали распространенной практикой. Несмотря на мнение, что правообладатели зарубежных и международных стандартов находятся от наших российских пользователей достаточно далеко, они все равно могут предъявить претензии к нарушителям своих авторских прав. Безусловно, размер претензии будет разниться в зависимости от того, использовались ли стандарты с целью ознакомления, или кто-то пытался заработать денег на чужой интеллектуальной собственности.

Последние случаи детально расследуются и доводятся до суда во всем мире. Например, в 2014 году в Китае суд вынес обвинительный приговор за незаконное скачивание и распространение стандартов, штрафом за которые стали 8 000 долларов, выплаченные сотрудником компании, нарушившим закон.

5. Многопользовательский доступ, право на печать и копирование. По умолчанию предприятия приобретают однопользовательские лицензии на стандарты в электронном виде, о чем написано в документе (лицензионном соглашении), который практически никто не читает. А это означает, что документом может пользоваться один человек, а копирование, распространение и перемещение документа в места общего доступа, в архивные и другие электронные системы запрещено.
Чтобы со стандартом могли одновременно работать несколько человек, необходимо использовать сетевую лицензию. Сетевая лицензия — это право на легальное использование документа многими сотрудниками организации. При покупке сетевой лицензии на стандарт приобретается право копировать документ, передавать его другим сотрудникам внутри организации, размещать его в локальной сети или информационной системе. Сетевая лицензия необходима, если компания имеет распределенную структуру, например, в виде крупного холдинга, где каждым отдельно взятым стандартом пользуются десятки и сотни человек. У сетевой лицензии есть преимущества:

  • Многопользовательский доступ. Разрешается легальное использование стандарта большим количеством сотрудников, в том числе одновременно
  • Правона копирование и распространение в рамках организации. Существует вариант приобретения сетевой лицензии не только по количеству пользователей, но и по количеству локаций, т. е. филиалов или юридических лиц. При выборе последнего варианта разрешается копировать и распространять документ в рамках группы предприятий.
6. Для удовлетворения всех вышеуказанных требований существует ряд информационных инструментов. Среди них — сайты разработчиков стандартов, подписки на зарубежные стандарты и информационные системы нормативно - технической информации корпоративного уровня (КБНТИ). Последние два варианта представляют собой информационные системы, которые специально разработаны для данных целей и активно используются в российских компаниях. Подробнее о каждом:

Сайты разработчиков стандартов
Для кого подходит: для компаний, использующих небольшое количество (5–10) стандартов одного разработчика.
Плюсы: наиболее полно представленная информация по каждому из стандартов.
Особенности: разработчиков много, и каждый из них предлагает только собственные стандарты и функционал, предназначенный только для работы с их стандартами. Поэтому работать, «перепрыгивая» с сайта на сайт, неудобно.

Подписки на зарубежные стандарты у официальных дистрибьюторов
Это онлайн доступ к актуальным версиям отдельных стандартов или сборников стандартов, сформированных разработчиком.
Для кого подходит: для компаний, работающих со средним объемом (20–100) нормативных документов нескольких разработчиков.
Плюсы: конечный пользователь стандарта может работать с документом в электронном виде в любой точке мира 24 часа в сутки 7 дней в неделю, при этом работа с документами всех разработчиков стандартов осуществляется в личном рабочем пространстве (с русскоязычным интерфейсом), есть возможность использовать различные инструменты поиска и формировать выборки стандартов.
На протяжении действия подписки пользователи получают не только уведомления об изменении стандартов или о появлении новых, но и бесплатные обновления, т. е. новые версии документов, входящих в состав подписки, поэтому нет необходимости следить за базой стандартов самостоятельно.

Корпоративные базы нормативно-технической информации (КБНТИ)
Для кого подходит: для крупных организаций, которые работают с большим массивом (более 100) нормативно-технических документов от разных разработчиков стандартов. И не только используют внешние документы, но также и разрабатывают на их основе внутренние НТД предприятия.
Плюсы: такая система, помимо озвученных выше стандартных функций по работе с нормативными документами, позволяет полностью автоматизировать работу по сопровождению и поддержанию базы НД и ускоряет процесс разработки новых документов. Разработка новых нормативно-технических документов ускоряется за счет того, что все этапы процесса — формирование и обсуждение полного текста, согласование и подписание, проведение норм контроля, утверждение и ввод в действие документа — проходят в КБНТИ. А в случае изменения внешнего документа автоматически инициируется изменение внутреннего. Таким образом, работа с базой нормативных документов становится эффективной и оперативной.

Нужно отметить, что КБНТИ и подписки на зарубежные стандарты часто путают с СПС — справочно-правовыми системами, которые также дают возможность ознакомиться с нормативными документами. Основные отличия заключаются в формате хранимых данных и в юридическом статусе документов. Так, в отличие от справочно-правовых систем (СПС), в случае использования КБНТИ/подписок файлы предоставляются в исходном неизменяемом формате. Система не конвертирует и не преобразует файлы во внутренний формат, работает с форматами, предоставляемыми непосредственно разработчиками стандартов. Исходный формат максимально гарантирует достоверность содержимого документов. Производители СПС утверждают, что, несмотря на конвертацию файлов во внутренний формат, все документы неоднократно проверяются на соответствие оригинальному документу. Проверка происходит вручную, а значит, человеческий фактор всегда оставляет вероятность появления ошибки. Поэтому, соглашаясь на конвертацию, компания принимает на себя все риски по выпуску продукции по заранее неправильным параметрам. Какой бы многократной ни была проверка, она не гарантирует полного соответствия конвертированного и исходного файла. Стоить отметить, что конвертация грозит не только вероятностью возникновения ошибки, но и нарушением лицензионного соглашения.

Что же касается юридических статусов документов — документы в случае использования КБНТИ/подписок имеют статус официальных. Это означает, что при решении финансовых споров или других разбирательств, документы, изъятые из системы, можно предъявлять в суде. При печати на них наносится водяной знак с официальной информацией о том кто, на основании чего и кому передал документ. Этого нельзя сказать о документах в СПС-системах, так как их статус — это информационно-справочный материал.

Каждый специалист или организация самостоятельно решает, какие инструменты использовать для управления нормативными документами, в зависимости от того, с каким объемом нормативных документов необходимо работать и насколько интенсивно. В России подписки на зарубежные стандарты и корпоративные базы нормативно - технической информации (КБНТИ) предоставляет компания «Нормдокс». «Нормдокс» — поставщик легитимных зарубежных стандартов и переводов на территории России и стран СНГ — всегда готов проинформировать пользователей стандартов о существующих вариантах и предложить наиболее оптимальные по цене и качеству схемы взаимодействия.

Санкт-Петербург, май 2015 года